Človek je tvor omylný. Keďže do väčšiny firemných procesov človek vstupuje svojou prácou, práve ľudský faktor môže podnikanie fatálne ovplyvniť. Pri firemných procesoch vplývajúcich na kľúčové aspekty firmy, ako napríklad dáta, treba byť obzvlášť opatrný. Prinášame vám preto 6 osvedčených prístupov, vďaka ktorým môžete minimalizovať neopatrnosť a znížiť vplyv ľudských chýb na vaše podnikanie.
Vytvorte stratégiu na zabezpečenie dát a chodu firmy
Dbajte na to, aby jedna chyba zamestnanca, alebo dodávateľa nemala možnosť položiť vaše firemné systémy a vyradiť vašu firmu z fungovania. Vašou mantrou by malo byť zálohovanie a následné testovanie obnovy dát zo záloh. Samozrejmosťou je replikácia dát, ale pokračovať treba aj zálohami systémov. Pre každý prvok, ktorý má vplyv na vaše podnikanie, by mal existovať plán zálohy a obnovy, ktorého zásadným parametrom je rýchlosť obnovy dát. Redundancia kritických systémov je v tomto prípade na mieste.
Napríklad pre firemné servery, nositeľov firemných dát, by mal byť samozrejmosťou priestor s neustálym prístupom k elektrickej energii, chladeniu a k sieťovej konektivite. V prípade, že nedokážete zabezpečiť nepretržitosť týchto kľúčových systémov v priestoroch spoločnosti, môžete riziko ošetriť prenosom zodpovednosti na externého dodávateľa v podobe dátových centier a cloudových technológií.
Odhaľte body možného zlyhania
Ako už bolo vyššie spomenuté, je potrebné pozrieť sa na systémy komplexne a detailnými analýzami odhaľovať možné body zlyhania. Typickým problémom býva tzv. SPOF (Single Point of Failure), teda jedno miesto/bod zlyhania.
Ak vám napríklad analýza ukáže, že prerušenie internetového pripojenia môže mať fatálny vplyv na vnútrofiremné procesy, je potrebné zabezpečiť zálohu primárnej internetovej linky. Opäť záleží na výstupe z analýzy, či zvolíte zálohu od iného dodávateľa, alebo nasadíte záložné pripojenie od rovnakého dodávateľa pre funkčnú konvergenciu sieťových služieb, v prípade prerušenia primárneho pripojenia.
Preverujte dodávateľov
Ak vám niektorý dodávateľ povie, že jeho služba je odolná voči výpadkom, overte si to. Riziko v prípade zlyhania činností, je tak veľké, že sľuby jednoducho nestačia. Dôležitá je kvalita zákazníckych služieb, v prípade dodávky kritických systémov by mala byť samozrejmosťou podpora 24/7.
Okrem samotnej technickej podpory je veľmi dôležitý aj reakčný čas. Technologické spoločnosti garantujú takzvané SLA (Service Level Agreement), zmluvný záväzok, ktorým definujú kvalitu poskytovaných služieb. V prípade, že dôjde k akejkoľvek poruche, SLA vám garantuje nástup technika na servisný zásah do určitého časového úseku.
Faktorom porovnávania dodávateľov môžu byť práve sankcie, ktoré si viete voči dodávateľovi uplatniť v prípade nedodržania parametrov SLA. Pokiaľ máte nárok na 1/30 mesačnej ceny v prípade celodenného výpadku, asi to nebude pre vás ten správny dodávateľ. U nás je sebapenalizácia až na úrovni 10% z mesačnej ceny za každú hodinu nedodržaného SLA. Bude nás to naozaj bolieť, ak vám služby nepôjdu tak ako majú. Preto je naša snaha nielen úprimná, ale aj zištná.
Pripravte si plán obnovy
Nie je potrebné chybám len predchádzať, ale je aj dôležité mať pripravený plán, v prípade ak k výpadkom predsa len dôjde. Detailný plán obnovy chodu firmy je dôležitou súčasťou ochrany a zabezpečenia vášho podnikania.
Plán obnovy by mal byť pravidelne aktualizovaný a prispôsobovaný novým potrebám a výzvam. Mal by identifikovať najzraniteľnejšie body zlyhania, aby dokázal pružne a cielene reagovať.
Inovujte technológie
Technológie starnú a tie nové prinášajú výhodu vyššej spoľahlivosti. Ak máte vo svojej firme zánovné, prípadne staré technológie a zariadenia, riziko zlyhania narastá.
Avšak aj o nové technológie je potrebné sa pravidelne starať. Systémy je nutné udržiavať aktuálne a zabezpečené, v opačnom prípade vzniká bezpečnostné riziko, riziko zlyhania systému samotného, alebo sa zvyšuje vplyv ľudského faktoru na vytvorenie fatálnej chyby.
Ak využívate technologické riešenia od externého dodávateľa, nezabúdajte si udržiavať aktívny tzv. Support Contract, vďaka ktorému vám bude v prípade vážnejších technických problémov výrobca so svojimi skúsenosťami a školenými expertmi stále k dispozícii, s garantovanou reakčnou dobou zásahu.
Zlyhanie ako príležitosť rastu
Je však jasné, že aj keď dodržíte všetky predchádzajúce body a rady, ľudský faktor stále môže spôsobiť výpadky a incidenty, ktoré môžu mať vplyv na vaše podnikanie. Takéto situácie netreba brať tragicky a zamestnancov exemplárne trestať.
Aj keď máte dostatočné zálohy a pozorne vypracovaný plán obnovy, chyba alebo výpadok je príležitosťou, ako sa posunúť vpred a objaviť zraniteľné miesta vášho podnikania. V tomto prípade totiž platí pravidlo, kedy je lepšie zistiť problém skôr, ako neskoro, keď už môže spôsobiť väčšie negatívne následky.