Close
AKO UDRŽAŤ PREVÁDZKU FIRMY POČAS PANDÉMIE

AKO UDRŽAŤ PREVÁDZKU FIRMY POČAS PANDÉMIE

Najcennejším zdrojom potrebným pre udržanie prevádzky firmy počas pandémie sú ľudia. Okrem toho, že sú najťažšie nahraditeľní, sú aj najzraniteľnejší. Ako môžeme zabezpečiť nepretržitú prevádzku firmy a pritom čo najlepšie ochrániť našich kolegov? Ako za žiadnych okolností nesklamať našich zákazníkov pomalšou technickou podporou a udržať SLA aj v čase, keď sa vírus začne šíriť v našej firme? Nie je to nemožné, ale treba to mať naplánované.

  • Veľká väčšina „kancelárskych“ pracovníkov ostala od pondelka 9.3.2020 pracovať z domu. 

Home office sme mali už dávno zavedený a odporúčaný aj pri miernom nachladnutí, všetci tak majú doma vyhovujúce pripojenie do internetu, počítač, zriadené VPN, niektorí IP telefóny, na ktoré môže byť presmerovaná klapka. S prechodom na home office sme tak nemali problém. Stále však na pokrytie prevádzky musela malá časť ľudí (zrátali by sme ich na prstoch jednej ruky) ostať v kancelárii a okrem toho máme technikov, ktorí pracujú v teréne. Bolo by problémom, ak by ochoreli všetci naraz. 

Koncept ABC

Vymysleli sme preto koncept troch oddelených skupín. Všetky kriticky dôležité role vedia u nás zastávať najmenej traja ľudia, preto tri bolo vhodné číslo.

  • Od pondelka 23.3.2020 sme sa rozdelili na tri „družstvá“ (A, B, C).  Každý funkčný team (alebo ak chcete, oddelenie) rozdelil svojich členov rovnomerne medzi tieto tri družstvá. 

Teamy, ktoré musia mať jedného člena v in-office službe sa striedajú podľa družstiev po týždňoch.  Osobný kontakt medzi rôznymi družstvami sme obmedzili na nulu. Naraz sú v kancelárii vždy iba ľudia z rovnakého družstva. Ostatní pracujú z home office. Ak je v teréne člen iného družstva než ktoré je v kancelárii, nechodí do kancelárie, ale zariadenia si prevezme v určenom priestore mimo kancelárií bez kontaktu s inými osobami. 

Pravdepodobnosť, že sa niekto nakazí vo svojom domácom prostredí alebo v MHD je štatisticky rozložená a bude sa odvíjať od krivky nákazy všeobecnej populácie. Ak však ochorie jeden člen družstva, je veľmi pravdepodobné, že sa choroba rozšíri veľmi rýchlo a nepozorovane na celé družstvo alebo jeho veľkú časť. Krivka šírenia nákazy v rámci družstva bude strmá. Veľká časť družstva potom veľmi pravdepodobne naraz vypadne na PN. Keď sa to stane, budeme mať ďalšie dve družstvá. Keď ochorie druhé družstvo, budeme mať ešte tretie a je pravdepodobné, že členovia prvého družstva sa už budú vracať po prekonanej chorobe z práceneschopnosti.

Takýmto spôsobom môžeme s relatívne malým dopadom rozložiť špičku nákazy v rámci firmy v čase. Týmto prístupom robíme v našom vnútrofiremnom mikroprostredí podobné opatrenia ako urobil štát na úrovni celej republiky. Bez týchto opatrení by naša vnútrofiremná krivka nákazy vyzerala podobne, ako ten pesimistický variant celoštátnej nákazy.  Tak ako sa štát obmedzením sociálnych kontaktov snaží odľahčiť v špičke nákazy zdravotníctvo, tak sa bude naša firma snažiť v rámci svojej „populácie“ sploštiť krivku nákazy za účelom udržania prevádzky pri vrchole nákazy. Rozdelením do troch družstiev budeme mať vo firme tri samostatné krivky, ktoré budú posunuté v čase.

U veľkej časti populácie prebehne ochorenie bez príznakov. Keď sa práceneschopnosť dotkne iba zvyšnej časti našich kolegov a túto časť sa nám navyše podarí rozložiť na tri samostatné krivky, nemusí mať dopad horšie dôsledky na pokrytie prevádzky, než napríklad letné dovolenky.  Navyše sme mladý team, čo je pri tejto pandémii výhodou.

Pre úspešnosť tohto konceptu je potrebné, aby kolegovia, ktorí žijú v spoločnej domácnosti, či tí, ktorí pravdepodobne prídu do kontaktu mimo práce, boli zaradení do rovnakého družstva. Ďalej je potrebné úplne obmedziť kontakty naprieč družstvami. 

Napríklad pokladničné hodiny, kedy si mohli zamestnanci nechať preplatiť drobné hotovostné výdavky, sme zrušili a nahradili preplácaním pokladničných dokladov bezhotovostne, prevodom na účet zamestnanca.  Zamestnanec bloček odfotografuje mobilom, pošle na určenú emailovú adresu s uvedením sumy v predmete správy a automatizovaný systém zapíše doklad do účtovného systému ako záväzok voči tomu zamestnancovi, z ktorého emailovej adresy prišiel a so sumou, ktorú uviedol v predmete správy. Celkom automaticky. Čiastku dostane preplatenú v ten istý alebo nasledovný pracovný deň. Tikety s fotografiami bločkov môžu byť skontrolované, poschvaľované a zaúčtované až následne. Zneužitie tu nehrozí, nie sú to cudzí ľudia, peniaze im pošleme na tie isté účty ako výplatu a pri vyššej sume sa tiket nasmeruje na schválenie vopred a nie dodatočne. Dokonca aj pokladníčka takto môže pracovať z domu.

Pri dôslednom dodržiavaní týchto princípov si uľahčíme prácu a udržíme SLA. Spolieha sa na nás v tejto situácii niekoľko tisíc firiem a ďalšie tisícky ľudí doma, ktorých možnosť práce z domu závisí na tom, ako náš tím túto pandémiu zvládne. Som presvedčený, že ak nič nepodceníme, tak to zvládneme veľmi dobre.

Keď to zvládneme dobre, bude to tým, že sme dobrý tím. 

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Close