Tento text som sa rozhodol napísať za účelom zdieľania mojich osobných skúseností a postrehov, ktoré sa mi osvedčili v praxi. Pôvodným zámerom bolo napísať jeden blog, ktorý by poskytol môj pohľad na výberový proces nového zamestnanca, ako celok. Po dlhšej úvahe som sa rozhodol, že tento blog rozdelím na dve časti. Prvá časť je venovaná vedúcim zamestnancom. Uchádzačom je venovaná časť druhá. Vedúci zamestnanci majú veľkú zodpovednosť voči svojim existujúcim zamestnancom a ich rozhodnutie má veľký vplyv na firemnú kultúru a fungovanie firmy. Preto dostanú prednosť.
Jedným z mojich cieľov je napomôcť tomu, aby sa zvýšilo percento spokojných zamestnancov, ktorí zostanú vo firme pracovať dlhšie, ako jeden rok. Moje postrehy sú zozbierané z pracovných pohovorov počas 12-tich rokov v IT sektore. Uvedené odporúčania sedia skôr na menšie a stredné firmy preto, ak ste z „gigantického korporátu“, nemusíte so všetkým súhlasiť. Počítam s tým a som si toho plne vedomý – sto ľudí sto chutí. Rád však s vami podiskutujem o témach týkajúcich sa ľudských zdrojov a manažmentu. Ak máte chuť, napíšte otvorene (aj konštruktívnu kritiku) na martin.dujcik@vnet.eu. Budem rád, za každú spätnú väzbu (aj negatívnu).
Posledné roky pozorujem pracovný trh v jeho netypickom rozpoložení. Miera nezamestnanosti klesá a počet uchádzačov sa takmer rovná počtu voľných pracovných miest. V Bratislavskom kraji, kde je údajne práce dostatok, si ľudia nevedia nájsť prácu, ktorá by ich bavila a napĺňala. Takú, v ktorej by boli šťastní (alebo aspoň minimálne spokojní). Na druhej strane sú nespokojní aj zamestnávatelia, lebo nevedia obsadiť voľné pracovné pozície vhodnými kandidátmi napriek tomu, že počet uchádzačov je pomerne vysoký.
Ako dosiahnuť, aby boli spokojné obe strany?
V práci trávime zvyčajne viac, ako 8 hodín denne, čo je tretina nášho dňa. Obe strany si prajú, aby bola vzájomná spolupráca príjemná a efektívna, a aby trvala čo najdlhšie. Žiaľ, realita je iná a menej, ako polovica úspešných uchádzačov prežije skúšobnú dobu. Menej ako tretina zostane u nového zamestnávateľa pracovať dlhšie, ako jeden rok. Nechcem sa detailne zaoberať filozofickými otázkami, či to je spotrebným životným štýlom generácie Y a nastupujúcej generácie Z, alebo sa jednoducho zamestnávateľ na desaťročie už nenosí – to by bola téma na samostatný blog.
Ako teda môžeme dopomôcť k stabilite a obojstrannej spokojnosti? Za kľúčový považujem dobrý výber.
Vedieť, čo chceme – zdravý základ
Za základ úspechu pri výbere považujem správne zadefinovať, čo od úspešného kandidáta chceme. Mať určitú predstavu, víziu. Aspoň čiastočne definované, aký by nový kolega mal byť. S obsadením pracovného miesta to síce môže byť ako s topánkami – čím jasnejšiu predstavu o nich máme, tým ťažšie sa hľadajú.
V náborovej praxi sa však často stretávame s opačným extrémom. Vedúci zamestnanec, ktorý nemá ujasnené základné potreby tímu. To značne sťažuje celý výberový proces. Nie je potrebné mať 100% predstavu alebo fixne do kameňa vryté podmienky. Nesplniteľná, nereálna predstava môže byť kontraproduktívna.
Odporúčam, aby každý výberový proces začal definíciou potrieb a analýzou pracovného miesta. Výsledkom analýzy by mali byť základné informácie:
- Definícia pracovnej pozície:
- jasný a prehľadný popis pracovnej pozície
- náplň práce
- používané pracovné nástroje
- kompetencie a zodpovednosti
- Charakteristické
vlastnosti kandidáta, čo potrebujeme
získať do teamového mixu:
- pracovné skúsenosti a vzdelanie
- potrebné zručnosti a ovládané nástroje
- povahové črty, záujmy a žiadané vlastnosti
Aké informácie poskytnúť uchádzačom?
Informácie, ktoré súvisia s prácou, zameraním, firemnou kultúrou a záujmami. Odporúčam vecne, prehľadne a fakticky. Nezabudnúť na nič podstatné. Zamestnávateľom radím: „Zverejnite všetky kľúčové fakty a nič sa nesnažte zatajiť.“ Naozaj to nemá zmysel, aj tak sa na to príde po nástupe. Ušetríte tak čas uchádzačom a sebe náklady. O tom, že webová stránka je základ, nebudem ani písať.
Hovorí sa, že menej je niekedy viac. Vypozoroval som, že pri hľadaní práce toto neplatí – skôr odporúčam kandidátom poskytnúť o informáciu viac, ako menej. Samozrejme, pri kreovaní náborového inzerátu odporúčam dbať na prehľadnú štruktúru a logický koncept zoradenia informácií. Ak inzercia nezaujme (formou alebo obsahom), často čitateľ neprečíta viac ako 5 riadkov. Ak máte kvalitný obsah, no nie ste si istí formou, nebojte sa vyhľadať pomoc marketingových a HR odborníkov.
Referencia nad zlato
Zvykne sa hovoriť, že Bratislava je veľká dedina. Vždy niekto niekoho pozná. U nás vo firme sa osvedčili aj tzv. „inside referencie“ – odporúčania od našich zamestnancov. Kľúčové je informovať o hľadaných pozíciách aj interne. Čím viac kanálov, tým väčšia šanca. Dobrým miestom môžu byť pravidelné firemné raňajky alebo interná sociálna sieť. Niekedy sa podarí zúročiť aj dobré vzťahy s bývalými kolegami, stáva sa, že dostanem tip / referenciu od bývalých kolegov. Zamestnanci s referenciou bývajú štatisticky výrazne trvácnejší a ľahšie aklimatizovateľný vo firemnej kultúre.
Ak sa nepodarí získať referenciu týmito spôsobmi, bežná prax je kontaktovať predchádzajúceho zamestnávateľa. Jedna z obľúbených náborových otázok: „Čo by o Vás povedal Váš posledný šéf?“ Odpovede bývajú zaujímavé, často pohovor oživia.
Ochutnávka práce
Presne si pamätám, ako sme sa tvárili, keď prišiel kolega s nápadom ochutnávky práce. My máme ukazovať naše know-how kandidátom? Nie je to príliš riskantné? Nikto v našom odvetví to neponúka… Po menšom prieskume sme zistili, že tento nástroj má v rámci výberového procesu iba niekoľko spoločností v našom kraji. Raz vidieť je viac ako stokrát počuť. Uchádzači sú nadšení touto možnosťou, uľahčuje to rozhodnutia, znižuje prekvapenia z nového prostredia a posilňuje zapadnutie do firemnej kultúry. Aj pri najväčšej snahe o transparentnosť, pri použití fotografií, videí alebo ukážok zo systémov, nedokážeme na pracovnom pohovore 100% opísať pracovné prostredie a firemnú kultúru, ktorej vnímanie je z veľkej miery pocitové a silno individuálne.
Firemná kultúra a pracovné prostredie sú jedny z najdôležitejších faktorov vplývajúcich na spokojnosť zamestnanca.
Ak pristúpime k tomuto kroku a sme ochotní nechať uchádzača nahliadnuť do zákulisia našej firmy, mali by sme si právne ošetriť zachovanie mlčanlivosti a podpísať s daným uchádzačom písomnú dohodu. Som si vedomý toho, že nie je možné využiť ochutnávky práce pri každej pracovnej pozícii najmä, ak ide o novovzniknutú pozíciu. Ak to však daná pracovná pozícia umožňuje, otvorte dvere backofficu, ukážte svoju kuchyňu alebo časť, ktorá nie je až taká reprezentatívna.
Výhody násobne prevyšujú riziká. Určite je však nutné vopred upozorniť kolegov na fakt, že im príde niekto cudzí pozerať cez plece. Pri väčších tímoch sa mi osvedčilo uchádzača odovzdať skúsenému kolegovi so slovami: „Pýtaj sa na čokoľvek, Jano ty vysvetľuj a ukazuj, ako to u nás chodí“.
Uchádzačovi navrhnem vždy tykanie, keďže naša kultúra je rodinného charakteru. Následne sa rozlúčim a nezasahujem, opadne tým stres z pomyselnej autority. Samozrejme, kolega je vždy pripravený a má vopred premyslené, čo ukáže a odprezentuje, takže žiadne trápne ticho nehrozí.
Ostatní členovia tímu sa väčšinou radi zoznámia a prehodia pár slov s uchádzačom, sú zvedaví, kto bude nový kolega, čo je prirodzené. Časový priestor nechávame otvorený tak, aby to bolo komfortné pre obe strany. Priemerne u nás kandidát strávi 3 hodinky, už sa však stalo, že sa cítil dobre a debata s chalanmi pokračovala aj večer po práci.
Otázky
Otázky sú jedna z kľúčových častí pracovného pohovoru. Pochopenie významu a účelu otvorených otázok nesmierne uľahčuje výber a rozhodnutie. Uchádzačovi sa snažíme dať priestor pýtať sa. Za každú cenu. Osvedčilo sa mi, že je ideálne niekedy v strede a na úplný záver pohovoru vyzvať uchádzača k otázkam na akúkoľvek tému. Povzbudzujem a preferujem transparentnosť a otvorenosť. Čím sa uchádzač dozvie viac v rámci výberového procesu, tým menej nemilých prekvapení obe strany čaká.
Sme na správnej vlne?
Ak si hľadáte zamestnanca, s ktorým budete priamo v kontakte na dennodennej báze, musí vám sedieť tiež ľudsky, chemicky. Byť na jednej vlne, cítiť vzájomné porozumenie cieľov a hodnôt. Vzájomné pochopenie je dôležité, ak moja predstava alebo povaha práce nie je o mikromanažovaní detailných príkazov. Keď sa obklopíte skupinou podobne uvažujúcich ľudí, stačí vysvetliť predstavu a víziu.
Ak to umožňujú kompetencie a okolnosti, cestu k cieľu si môžu zvoliť sami. Na to je, však, potrebná dôvera a podobné vnímanie je dobrý základ budúcej dôvery. Má to obrovské výhody – šetrenie času, energie a zároveň pridanú hodnotu rozvíjania nápadov. Skvelé brainstormingy vedia byť zábavným obohatením pri práci. Osobne veľmi obľubujem a vyhľadávam takúto formu spolupráce. Základný predpoklad je teda rozumieť si ľudsky.
Ako si uľahčiť rozhodnutie?
Niekedy je potrebné nechať si jeden, prípadne dva dni na premyslenie, vyspať sa na to. Spraviť si určitý odstup. Každý máme svoj rozhodovací nástroj. Ja osobne používam tieto dva ako základné:
- ekvivalent SWOT analýzy. Je to jednoduché. Každého finálneho kandidáta si rozdelím na 4 časti – silné a slabé stránky, možnosti (kde by sa mohol rozvíjať, čo prinesie v budúcnosti) a hrozby. Súčasne robím SWOT analýzu tímu a zameriavam sa najmä na jeho potreby. S tým si dám do súvislosti jednotlivých kandidátov. Pri rozpisovaní vám napadnú rôzne súvislosti a budete možno prekvapení, aký nadhľad vám táto analýza poskytne.
- metódu priradenia váhy kritériám. Definujem si jednotlivé kritéria, najmä tie pozitívne, a priradím im váhu na škále od 1 do 5. Následne si pracovníkov zapíšem do tabuľky a percentuálne ohodnotím konkrétne kritérium. Napr. úroveň anglického jazyka 50%, komunikatívnosť 40% a strojopis 20% … Percentá vynásobíme váhou a získame tým celkové skóre. Ak je niektorý kandidát výrazne lepší v celkovom skóre, analyzujem kde ho nabral a pýtam sa sám seba, či je hodnotenie relevantné a bola mu priradená správna váha podľa dôležitosti. Je to taká moja malá skúška správnosti.
Niekedy tiež pomáha poradiť sa s ďalšou osobou. Odporúčam vybrať si niekoho komu dôverujeme a koho názor/pohľad je zaujímavý. Mne sa osvedčila kolegyňa z HR. Často mi dá nový pohľad na problematiku, ako žena si všimne súvislosti, ktoré by som prehliadol. Niekedy, však, ani nemusí nič povedať, stačí aby bol dobrý poslucháč a sám prídem na záver už len tým, že si to celé poviem nahlas. Ak nemáte svoju bútľavú vŕbu, alternatíva je spraviť si rekapituláciu nahlas osamote, prípadne si písať stručné poznámky v bodoch.
Čo ak sa neviem definitívne rozhodnúť, analyzujem neúmerne dlho a dokonca som sa na to už aj dobre vyspal a stále nič? Niekedy treba dať na svoj šiesty zmysel a proste zariskovať, počúvnuť vnútorný hlas, srdiečko alebo intuíciu. Každý to voláme inak.
Čo dodať na záver? Držím palce! Vyberajte múdro v duchu hesla trikrát meraj a raz strihaj. Nezabúdajte si to užiť, aj keď je to náročné. Tento blog sa nezaoberá technickými informáciami typu, čo by mal obsahovať životopis, čo by si mal človek obliecť na pracovný pohovor, ako sa posadiť a pod… Materiálov zaoberajúcich sa touto tematikou nájdete na internete veľa (možno až príliš). V druhej časti tohto blogu sa budem venovať druhej strane mince, a to potenciálnym uchádzačom. Ak máte záujem o ďalšie tipy, prípadne chcete vedieť, čo robíme a máte záujem pridať sa k nám – neváhajte ma kontaktovať.